6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”)’nun 16’ncı maddesi gereği, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır.
Sicile kayıt yükümlülüğü, kişisel veri işlemekte olan gerçek veya tüzel kişiler için Kanunla getirilmiş bir yükümlülük olup bu yükümlülüğe uyulmaması halinde yaptırım öngörülmüş olmakla birlikte asıl hedeflenen; kişisel verilerin işlenmesinde şeffaflığın sağlanması, veri sorumlularının Kanuna uyumu konusunda özen göstermeleri, kişisel veri işlenmesinin disiplin altına alınması, kişisel verisini işlediği kişilere hesap verebilmesi, kişisel verilerin gelişigüzel işlenmesinin önüne geçilmesi ve bu konuda bir kültür ve farkındalık oluşmasının sağlanmasıdır.
Veri sorumlularınca Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (“VERBİS”) girilen bilgiler üzerinden Kurul tarafından yapılan araştırma ve değerlendirme sonucunda;
a. Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmesi kapsamında;
Bazı veri sorumlularının sadece kayıt başvuru formunu ilettiğinin görüldüğü, Kanun’un 16’ncı maddesinde yer alan yükümlülüğün kayıt ve bildirimi kapsadığı, bu nedenle Kurumca iletilen “kullanıcı adı” ve “parola” ile VERBİS’e giriş yapılarak kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin bildirimin tamamlanması gerektiğinin,
Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün asıl amacının kişisel veri işlemede şeffaflık, kişisel verilerin gelişigüzel işlenmesinin önüne geçilerek kişisel veri işleme faaliyetlerinin disiplin altına alınması, bu alanda kültür ve farkındalık oluşması, veri sorumlularının kişisel verisini işlediği kişilere hesap verebilmesi, veri sorumlularının Kanuna uyumu ve istisna kapsamında olmayan tüm veri sorumlularının Sicile kaydolmasının sağlanması olduğunun,
Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün sadece Kanunda öngörülen yaptırımlarla karşılaşmamak adına süresi içerisinde bir kayıt gerçekleştirmek olarak anlaşılmaması gerektiğinin, bu amaca yönelik kayıt ve bildirimlerin Kanuna aykırılık teşkil edebileceğinin,
Özellikle son zamanlarda VERBİS’e iletilen bildirimler incelendiğinde, birçok bildirimde kişisel veriler ile işleme amaçları, alıcı/alıcı grupları, veri konusu kişi grupları, alınan teknik ve idari tedbirler, yeterli önlemler, yurtdışına veri aktarımı ve saklama sürelerinin örtüşmediği, bu konuda ciddi yanlışlıklar ve mevzuata aykırılıklar olduğunun görüldüğünün,
VERBİS’e beyan edilen bilgilerin doğru ve güncel olması gerektiğinin, bu bilgilerden ilgili veri sorumlusunun sorumlu olduğunun,
Sicile kayıtla yükümlü olan veri sorumlularının Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik gereği kişisel veri işleme envanteri hazırlamak zorunda olduğunun ve VERBİS’e girilen bilgilerin bu envantere dayalı olarak hazırlanması gerektiğinin,
Veri sorumlularının VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirirken öncelikle kişisel veri işlenmekte olan tüm süreçleri içerecek şekilde kişisel veri işleme envanteri hazırlaması ve VERBİS’e bildirim yapılırken gelişigüzel değil mutlaka söz konusu envanter baz alınarak giriş yapılması gerektiğinin,
Sicilde kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde meydana gelen değişiklikleri, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren yedi gün içerisinde VERBİS üzerinden Kuruma bildirilmesi gerektiğinin tüm veri sorumlularına hatırlatılmasına,
b. Yukarıda yer verilen açıklamalar doğrultusunda kişisel veri işleme envanteri hazırlamadan gelişigüzel VERBİS’e kayıt ve bildirim gerçekleştiren veri sorumluları ile envanter hazırlama süreçlerini tamamlayamadığı için süresinde kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getiremeyecek olan veri sorumluları dikkate alınarak, VERBİS’e girilmiş olan bilgilerde herhangi bir hata veya Kanuna aykırılık varsa bu durumun bir an önce düzeltilmesi için gerekli çalışmaların yapılabilmesini teminen 6698 sayılı Kanunun Geçici 1 inci maddesi gereği;
Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.06.2020 tarihine,
Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.06.2020 tarihine,
Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek veya tüzel kişi sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.09.2020 tarihine,
Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 31.12.2020 tarihine
kadar uzatılmasına karar verilmiştir.